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세금계산서 정리, 월말 반나절을 30분으로
거래 내역 정리와 발행 목록 만들기는 AI에게 맡기고, 사장님은 확인하고 발행 버튼만 눌러요. 월말 정리가 가벼워져요.
이런 사장님께 필요해요
- 월말마다 거래처별로 하나씩 입력하느라 반나절을 쓰는 분
- 거래 기록이 엑셀, 메모, 카톡에 흩어져 있는 분
- 금액이나 사업자등록번호를 틀려서 수정 발행을 해 본 분
3줄 요약
- 거래처 정보를 한 장에 모아 두는 것이 정리의 출발이에요.
- 흩어진 거래 내역은 AI가 발행 목록 표로 바꿔 줘요.
- 입력은 AI가 하고, 확인과 발행은 사장님이 직접 해요.
준비물
- 홈택스 로그인 수단 (공동인증서 또는 간편인증)
- 거래처 목록 (상호, 사업자등록번호, 대표자, 이메일)
- 이번 달 거래 내역 (엑셀, 메모, 카톡 기록 무엇이든)
- ChatGPT 같은 AI 도구와 엑셀 또는 구글 스프레드시트
목차6단계
세금계산서 발행은 어렵지는 않지만 손이 많이 가고, 한 번 틀리면 수정 발행까지 해야 해서 부담스러워요. 이 글의 원칙은 하나예요. 입력은 AI가, 확인과 발행은 사람이 해요. 마지막 발행 버튼은 사장님이 직접 눌러요.
틀이 잡히면 반나절 걸리던 월말 정리가 30분 정도로 줄어요. 거래 건수가 많으면 그보다 더 걸리고, 거래처 표를 처음 만드는 달에도 시간이 더 들어요.
1단계. 거래처 정보 한 장에 모으기
정리의 출발은 깔끔한 거래처 목록이에요. 엑셀이나 구글 스프레드시트에 아래 항목으로 표를 만드세요. 한 번 만들어 두면 매달 다시 써요.
| 항목 | 적는 방법 |
|---|---|
| 상호 | 사업자등록증에 적힌 그대로 |
| 사업자등록번호 | 숫자 10자리, 원본과 한 자리씩 대조 |
| 대표자 | 사업자등록증에 적힌 그대로 |
| 이메일 | 세금계산서를 받을 주소 |
| 메모 | 면세 거래처럼 따로 챙길 점 |
사업자등록증 사진이 있다면 AI에게 사진을 주고 표로 옮겨 달라고 할 수 있어요. 다만 사진을 읽다가 숫자를 틀리는 일이 있으니, 사업자등록번호는 원본과 꼭 맞춰 보세요.
2단계. 이번 달 거래 내역 모으기
거래 기록이 엑셀, 메모, 카톡에 흩어져 있어도 괜찮아요. 전부 복사해서 한곳에 붙여 넣기만 하세요. 정리는 다음 단계에서 AI가 해요. 대신 거래마다 아래 네 가지가 들어 있는지만 확인해요.
- 누구에게: 거래처 상호
- 언제: 거래한 날짜
- 무엇을: 품목
- 얼마에: 금액, 그리고 부가세 포함인지 별도인지
금액이 부가세 포함인지 아닌지는 AI가 알 수 없어요. 빠져 있다면 지금 적어 두세요.
3단계. AI에게 발행 목록 만들게 하기
모은 내역을 AI에게 주고 발행 목록 표로 바꿔 달라고 해요. 계산 방법을 분명히 알려 주고, 모르는 건 추측하지 말라고 미리 말해 두는 게 중요해요.
아래는 이번 달 거래 내역이야. 거래처별로 묶어서 세금계산서 발행 목록 표를 만들어 줘.
- 열: 거래처 상호, 작성일자, 품목, 공급가액, 세액, 합계
- 세액은 공급가액의 10%로 계산해 줘.
- "부가세 포함"이라고 적힌 금액은 공급가액과 세액으로 나눠 줘.
- 금액이나 날짜가 불분명한 건은 추측하지 말고 "확인 필요"라고 표시해 줘.
- 표 아래에 거래처별 합계와 전체 합계를 따로 적어 줘.
[여기에 거래 내역 붙여 넣기]
표를 받으면 “확인 필요”가 붙은 줄부터 사장님이 직접 채워요.
4단계. 일괄 발행 양식으로 옮기기
홈택스나 쓰고 있는 발행 서비스에는 여러 건을 한 번에 올리는 엑셀 양식이 있는 경우가 많아요. 양식을 내려받아 열 이름을 AI에게 알려 주고, 3단계 표를 그 순서에 맞춰 다시 정리해 달라고 하세요. 결과를 복사해서 양식에 붙여 넣으면 돼요.
아래는 일괄 발행 양식의 열 이름이야. 앞에서 만든 발행 목록을 이 순서에 맞춰 다시 정리해 줘.
양식에는 있는데 우리 표에 없는 칸은 비워 두고, 어떤 칸이 비었는지 따로 알려 줘.
[여기에 양식의 열 이름 붙여 넣기]
건수가 적다면
한 달에 다섯 건 이하라면 일괄 양식까지 쓸 필요는 없어요. 3단계 표를 옆에 띄워 놓고 보면서 직접 입력해도 충분히 빨라져요.
5단계. 발행 전에 세 가지 확인하기
발행 버튼을 누르기 전에 아래 세 가지는 꼭 눈으로 확인해요. AI는 그럴듯하게 틀릴 수 있어서, 이 단계는 건너뛰면 안 돼요.
- 사업자등록번호가 거래처 표와 같은가
- 공급가액과 세액을 더한 금액이 실제로 받을 돈과 같은가
- 작성일자가 실제 거래한 날짜와 같은가
금액은 두세 건을 골라 계산기로 직접 다시 계산해 보세요. 한 건이라도 다르면 전체를 다시 확인해요.
6단계. 발행하고 거래처에 알리기
확인이 끝나면 사장님이 직접 발행해요. 그다음 AI에게 안내 문자 초안을 부탁하면 거래처에 알리는 일도 금방 끝나요.
세금계산서를 발행했다는 안내 문자를 써 줘.
- 받는 사람: 거래처 담당자, 정중하지만 짧게
- 들어갈 내용: 발행한 달, 합계 금액 [금액], 입금 기한 [날짜]
- 3문장 이내
발행 기한은 보통 거래한 달의 다음 달 10일까지로 알려져 있어요. 정확한 기한과 예외는 홈택스 안내나 세무사에게 확인하고, 달력에는 매달 초로 알림을 걸어 두세요.
